Política de privacidad

MARCO LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios 1377 de 2013, 1074 de 2015 y demás normas complementarias, la sociedad LIMPIA FÁCIL ENTREPRISE S.A.S, informa la política aplicable a la compañía para el tratamiento de protección de datos personales.

NOMBRE E IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA – RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO LIMPIA FACIL ENTERPRISE S.A.S

Identificada con el NIT. 901.419.062, con domicilio en la Carrera 46 No. 56 – 54 de la ciudad de Medellín, correo electrónico: experiencia@limpiafacil.com.co, Teléfono: (034) 5816000.

ALCANCE

Estas políticas aplican para todos los socios, empleados y proveedores de LIMPIA FACIL ENTERPRISE S.A.S, así como para todos los clientes, asesores externos y personal temporal, quienes hagan uso de los recursos y servicios provistos por LIMPIA FACIL.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La autorización para el tratamiento de los datos personales, permite a LIMPIA FACIL ENTERPRISE S.A.S, recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, para efectos de cumplir con los objetivos establecidos por la ley de acuerdo con la naturaleza de la empresa LIMPIA FACIL ENTERPRISE S.A.S.

En todo caso, el Titular del dato siempre tendrá la opción de revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.

El Titular del dato autoriza de manera previa, expresa e informada la inclusión de su información en las bases de datos administradas por LIMPIA FACIL ENTERPRISE S.A.S cuando hagan uso de los múltiples canales de los que disponga LIMPIA FACIL ENTERPRISE S.A.S para tal fin, así como el tratamiento y la utilización de la misma por parte de LIMPIA FACIL ENTERPRISE S.A.S.

DEFINICIONES

Las siguientes definiciones se encuentran establecidas en el artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos Sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los Derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

LIMPIA FACIL ENTERPRISE S.A.S ha implementado mecanismos a través de medios técnicos que facilitan al Titular de los datos su manifestación automatizada; la autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Vía telefónica, Internet, Sitios Web, WhatsApp o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta.

Si en el término de diez (10) días hábiles, después de interponer alguno de los anteriores mecanismos, el titular de los datos no ha tenido comunicación con el Responsable o Encargado, podrán continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en la política de Tratamiento de la información, puesta en conocimiento de los Titulares mediante tales mecanismos, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

El Titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, acepta que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.

DEBERES DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN

LIMPIA FACIL ENTERPRISE S.A.S cumplirá los siguientes deberes en calidad de Responsable del Tratamiento de la información:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el presente manual.
11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
12. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
13. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Son derechos de los Titulares de la Información:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Entidad.
3. Ser informado por la Entidad, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o Complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento, la Entidad ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:

1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que disponga LIMPIA FACIL ENTERPRISE S.A.S.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por las Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES

Para LIMPIA FACIL ENTERPRISE S.A.S los siguientes son los procedimientos en caso de consulta, reclamos y solicitudes:

CONSULTAS

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante escrito dirigido a LIMPIA FACIL ENTERPRISE S.A.S, indicando en el Asunto “Ejercicio del Derecho de Acceso o Consulta”, o a través de correo postal remitido a la Carrera 46 No. 56 – 54 de la ciudad de Medellín. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

• Nombre y apellidos del Titular.
• Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
• Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
• Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
• Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda. El titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:
• Visualización en pantalla.
• Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
• Tele copia.
• Correo electrónico u otro medio electrónico.
• Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por LIMPIA FACIL ENTERPRISE S.A.S.

Una vez recibida la solicitud, LIMPIA FACIL ENTERPRISE S.A.S resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la ley 1581 de Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

RECLAMOS

El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a LIMPIA FACIL ENTERPRISE S.A.S.

Enviado, mediante correo electrónico experiencia@limpiafacil.com.co indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a la Carrera 46 No. 56 – 54 de la ciudad de Medellín.

La solicitud deberá contener los siguientes datos:

• Nombre y apellidos del Titular.
• Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
• Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o inflación.
• Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
• Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

LIMPIA FACIL ENTERPRISE S.A.S resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partid de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

SOLICITUDES

para la realización de cambios, modificaciones, o actualizaciones de los datos contenidos, debe realizarse solicitud vía escrita o verbal.

En todos los casos se puede enviar la solicitud al correo electrónico:

experiencia@limpiafacil.com.co.

DEPENDENCIA O PERSONA ENCARGADA DE ATENDER PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES

La dependencia encargada de tramitar las consultas, quejas, reclamos y peticiones relacionados con el tratamiento y protección de los datos personales de trabajadores, clientes, proveedores, y demás Titulares de los datos personales que maneja LIMPIA FACIL ENTERPRISE S.A.S en sus bases de datos, será el área administrativa, correo electrónico: experiencia@limpiafacil.com.co.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

La confidencialidad y la integridad de los datos almacenados en los sistemas de LIMPIA FACIL ENTERPRISE S.A.S están protegidos por códigos de acceso y contraseñas que aseguran que solamente empleados autorizados tengan acceso.

MODIFICACIONES A LA POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS

LIMPIA FACIL ENTERPRISE S.A.S se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado.

Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente políticas de tratamiento de datos personales.

El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el Titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la misma.

VIGENCIA

El presente Manual rige a partir del ocho (8) de marzo de 2021.